Meeting Skill

1.Necessity
必要性：非開會不可時，才開會。無意義的會議，不僅浪費時間，且會侵蝕人心。
有些芝麻小事，或是一個人想跟十個人不會有什麼差異的東西，請不要開會。可以用寫一封信，完整交代的事，請不要開會。這樣說或許有點誇張，但身為領導者的你，必須要了解一件事「浪費別人的時間，是謀財害命，浪費自己的時間，是慢性自殺。」

很多時候，我們是需要腦力激盪，但更多的時候，我們正在浪費時間，開著無意義的會（或意義不大的會）。 身為一個領導者，你必須要能評估，這個會議的效益有多高，是否真的需要舉行。衡量會議效益，只是第一層想法，會議舉辦的內涵效果，如連結人心等，亦須加入考量。

2.Agenda making
議程一定要先出來，在開會前24小時寄出，讓與會人知道今天到底要幹嘛，有些準備。雖然有些人都只是看看，但不要小看大腦的能力，即使只是看過一眼，沒有思考議程內容，在平時或睡覺時，大腦都可能幫我們整理所需資訊，讓每人腦中有點資訊可以使用。

此舉動可以減少每項議程剛開始的空白，到場才開始想，這東西根本不叫開會。

再者是時間安排，每個議程，主持人都必須設想最多可以討論多久，以免浪費太多時間。我的經驗是兩個小時為限，超過某個時間後，後面幾乎都在空轉。

3.Participation
與會人的參與是會議的重點，如果大家來都不說話，那有什麼用？相反的，有時候會有某些人的聲浪特別大，總是某幾個人再說話，身為領導者的你，不能把發言次數當成參考價值比重。同時記得push尚未發言的成員，請求他們的建議及想法。不然說難聽一點，你幹嘛叫他來？（這也牽扯到前面所說的侵蝕人心和team bonding。試想，當每次會議你都沒有參與感，你還會想參加會議嗎？）

或許是我們的文化環境或教育所導致，大多數人很少主動發言，都需要人家推一把，才願意把心中想法吐出，這點會議召集人需注意。每個想法都是有用的，且有時重點不是在想法本身，而是想法可以引出更多的想法。

4.Time management 
常常我們都會遇到一個問題，就是鬼打牆，在某項議程上浪費太多時間。前三十分鐘討論出來結果，跟討論到兩小時的結果，沒有太大的差異，而成員已經卡腦到爆炸。

身為會議主持人，你要能看出現在與會人士的狀態，是否已疲憊，是否該換個議程來活絡神經。切記，需要有時間限制，一到就馬上切掉進入別項議程，不要讓預計兩小時的會，開到四小時。

5.Conclusion&Next meeting time
開會最好笑的事，是自以為討論了很多東西，但沒人做出結論，後續什麼事情都沒有發生。
作出結論非常重要，簡潔、要點，讓每個人都知道這次會議發生什麼事，且每個人後續負責什麼事。同時約定下次的會議時間，因為當大家離開會議場地後，要在統計大家方便的時間，就得花上許多時間，趁著大家都在的時候，花個三分鐘決定吧！