Meeting Skill


1.Necessity
必要性:非開會不可時,才開會。無意義的會議,不僅浪費時間,且會侵蝕人心。
有些芝麻小事,或是一個人想跟十個人不會有什麼差異的東西,請不要開會。可以用寫一封信,完整交代的事,請不要開會。這樣說或許有點誇張,但身為領導者的你,必須要了解一件事「浪費別人的時間,是謀財害命,浪費自己的時間,是慢性自殺。」

很多時候,我們是需要腦力激盪,但更多的時候,我們正在浪費時間,開著無意義的會(或意義不大的會)。 身為一個領導者,你必須要能評估,這個會議的效益有多高,是否真的需要舉行。衡量會議效益,只是第一層想法,會議舉辦的內涵效果,如連結人心等,亦須加入考量。

2.Agenda making
議程一定要先出來,在開會前24小時寄出,讓與會人知道今天到底要幹嘛,有些準備。雖然有些人都只是看看,但不要小看大腦的能力,即使只是看過一眼,沒有思考議程內容,在平時或睡覺時,大腦都可能幫我們整理所需資訊,讓每人腦中有點資訊可以使用。

此舉動可以減少每項議程剛開始的空白,到場才開始想,這東西根本不叫開會。

再者是時間安排,每個議程,主持人都必須設想最多可以討論多久,以免浪費太多時間。我的經驗是兩個小時為限,超過某個時間後,後面幾乎都在空轉。

3.Participation
與會人的參與是會議的重點,如果大家來都不說話,那有什麼用?相反的,有時候會有某些人的聲浪特別大,總是某幾個人再說話,身為領導者的你,不能把發言次數當成參考價值比重。同時記得push尚未發言的成員,請求他們的建議及想法。不然說難聽一點,你幹嘛叫他來?(這也牽扯到前面所說的侵蝕人心和team bonding。試想,當每次會議你都沒有參與感,你還會想參加會議嗎?)

或許是我們的文化環境或教育所導致,大多數人很少主動發言,都需要人家推一把,才願意把心中想法吐出,這點會議召集人需注意。每個想法都是有用的,且有時重點不是在想法本身,而是想法可以引出更多的想法。

4.Time management 
常常我們都會遇到一個問題,就是鬼打牆,在某項議程上浪費太多時間。前三十分鐘討論出來結果,跟討論到兩小時的結果,沒有太大的差異,而成員已經卡腦到爆炸。

身為會議主持人,你要能看出現在與會人士的狀態,是否已疲憊,是否該換個議程來活絡神經。切記,需要有時間限制,一到就馬上切掉進入別項議程,不要讓預計兩小時的會,開到四小時。

5.Conclusion&Next meeting time
開會最好笑的事,是自以為討論了很多東西,但沒人做出結論,後續什麼事情都沒有發生。
作出結論非常重要,簡潔、要點,讓每個人都知道這次會議發生什麼事,且每個人後續負責什麼事。同時約定下次的會議時間,因為當大家離開會議場地後,要在統計大家方便的時間,就得花上許多時間,趁著大家都在的時候,花個三分鐘決定吧!

Team management

(本文僅限於本人在”學生組織“之領導經驗)

我整理出一般可能遇到的問題,如下八類。
  • Team Bonding  (團隊凝聚力)
  • Delegation (授權問題)
  • Time management (時間管理)
  • Information Delivering (資訊傳遞)
  • Training/Education (訓練/教育)
  • Tracking  (進度追蹤/回報)
  • Planning& Execution (策劃和執行)
  • Leadership style (領導風格)


分兩個部分。 1.Team management      2.Meeting skill。

我把團隊管理需要的元素,化為下圖。


Team management

身為組織的領導階層,最重要的是思考,無論是邏輯思考、策略擬定和了解人心。

1. Well-planning

良好且完整的計劃,毫無疑問是第一步,但今天要討論的不是你該如何做plan,而是團隊管理。所以最基本的year plan和Budget plan不再討論範圍,身為領導者的你,至少必須要有Education plan和針對成員個別需求所擬好的計劃。 

每個部門負責不同的業務,也有不同能力、技巧需要學習,雖然大部分需要的能力是通則,適用於各部門,但重要性會有差異,身為該部門VP的你,要了解該學什麼,以及先學什麼


2.Coherence
凝聚力:讓成員有認同感、存在感、使命感的重要部分。其實就是你所塑造出來的組織文化。

每個人個性不同,價值觀不同,所以你所塑造出來的文化也會不同,沒有對錯,沒有好壞,只有適不適合你和你的團隊。常見的問題是,因為私底下太好,所以在公事部分,沒有辦法分明,或是不好意思給壓力去check目標達成率。

我的經驗是,設定一些Team Rules並且嚴厲執行,當違規時,適時有些小懲罰。Team Rule不是你說了算,需要全體成員討論,當有了共識,且是共同決議時,通常會比較願意去遵守。重要的是,身為領導者的你,如違反Team Rule,必須受一樣的懲罰或者更重,來顯示你對你們決策的尊重。(你的成員也可能因此更尊重你)

而其他凝聚力的建立與維持,就得靠你持之以恆地去做了。例如平時多關心你的成員,而不是見面就談公事,打造一個可以實話的氛圍,開會時絕不遲到,設定一首部門歌,隨便你想的到的東西,都有可能為你們團隊的凝聚力多增加一份力量。

而回歸到根本上,就是讓每個成員認為自己歸屬於這個Team,而不是有沒有我都沒差。能做到這點,團隊就會很有凝聚力了。



3.Goal setting

通常有兩種方式,1.領導人設定Goal讓成員達成。2.讓成員自行設立。

我兩種都試過,以我個人的經驗,1是比較好的,因為別人給的壓力比較難拒絕,自己設定的目標,就像新年願望一下,過一陣子就如煙飄散了。但如果你認為某些成員主動性夠,他很想自己設超越,當然也是沒問題,不過你得衡量可行性就是了。

同樣,在這裡要講的不是最一般的Goal setting,而是要跨越大家都想的的第一層思考,到第二層思考。除了業務目標外,你是否曾經關心你的成員他/她的未來想要幹嘛?他們加入組織想幹嘛?在大學想得到什麼?在職涯上有什麼期待?或者他們有什麼夢想?

脫離了這個組織,我們都是大學生,都有自己想做的事,試著和他們設定人生的目標吧!


4.Delegating
授權:
在這裡我們常常聽到成員反應沒有學習點,很大的原因就是幹部們自己做太多。身為領導階層,細部執行工作已經不是你的任務,我知道如果由你來做,你會做得很快且完善,但你剝奪了其他人權利,我們都還是學生,我們進來學習、挑戰自己,而每個階段有每個階段的學習點,你可以身為Team leader,Vice President,還在做Member做的事,你確實還是會學到東西,但那已經不是你該學的了,好好利用你的職位,去學領導者該做的事吧!


5.Tracking

大部份我們使用PA(Performance Assessment)來追蹤成員們的工作進度。這部分最好是定一個固定時間,請成員們自行上網填寫,當然不是填寫完就算了。PA的重要性是了解他們未能達成目標的原因,及時給予協助。


6.Personal  Feedback
到了最後的部分,你做了那麼多的準備,從Plan開始.......到現在,你必須要去了解你的成員覺得成效如何(所以這時候,組織文化和機制就很重要,他們是否能說真話?還是跟你打太極),而不是活在自己的幻想世界裡。第二點是,身為領導者的你,已經要能看到你的成員缺少什麼。且不要吝嗇於給於稱讚,和告訴他能改進的點。我們都有自己看不到的東西,需要旁觀者的想法來使我們看得更清楚。記住,你需要雙向的Feedback。一對一會是比較好的做法,且先說做得好的地方,再說可改進的部分。

領導這件事(二)


第三階段「你的成員想要什麼?」

為什麼我說好的領導著重在這部分?因為身為領導人的你,你最需要做的是策劃、謀略。
而大量的工作細項執行,則由成員負責,我不是說你不用顧執行面了,而是你必須讓執行發生。

而當你不了解你的成員時,當你滿腦子只有“自己的計劃”,“自己的願景”,而不顧那些實際讓事情發生的成員時,事情可能會發生很慢,且永遠達不到你想要預期,因為他們只是被“叫去做某些事”,他們不了解你策略背後的動機,也沒有被分享去完成同個願景。

這就牽扯到我們和營利組織不同的地方,我們是學生,且我們為組織付出心力,沒有領取薪資。(但實際上我們得到的報酬就是領導經驗、實務經驗和一切與人相關的事物)因為我們沒有領取薪資,所以支持我們在這個組織的,就是我們是否認同這個地方,願不願意一起打拼下去

這時,了解你的成員就十分重要,不要只把他們當作一個"Member",盡你的全力去了解他加入組織的目的,他想在組織學到什麼?他未來的規劃?他有什麼夢想?甚至他的家庭狀況。
你必須盡力去了解一個人,讓完成你們的願景同時,同時完成他所達到的,這是我心目中理想的領導模樣。且這樣他在未來做出的所有行為,你才會有個推理的依據,而不會產生誤解。

記住,在你個人方面,你必須在內心認同你們是夥伴關係,而“不是上下屬”。而在成員方面,你必須贏得他們大量的尊敬,使他們信服于你,使表面看起來,你們“像上下屬”。

從頭回顧三點。
1.你的組織想做什麼?(同時釐清達成的方式)
2.你想要做什麼? 
3.你的成員想要什麼?

綜合出來就是你的領導方向。
(下篇會開始探討Team management)

領導這件事(一)

前幾天有榮幸回去AIESEC分享領導和管理的經驗,雖然自己的領導管理經歷不長,但還是在那一年多裡,留下了一點痕跡。於是想把那天所進行的簡報內容,化為一篇文章,給有興趣的人做參考。

Here We Go!

在探討領導之前,我們先來看看,有那些人是領導者?


Steve Jobs (企業領導者)


馬英九(國家領導者)


 希特勒(獨裁政權領導者)


賓拉登(恐怖組織領導者)


相信上面四位大家都不陌生,所以可以看出,領導者的範疇很廣,不只是我們社會觀感的“好人”才是領導者,恐怖組織也需要領導者。所以不要把自己侷限住了,認為自己不適合領導。(因為你也可能是下個賓拉登!  誤


當我們有了這小小的心靈釋放後,到了下一步,你想成為怎樣的領導人?或者說,你會成為怎樣的領導人?

首先也是最重要的一點,你必須了解「你的組織想要做什麼」?

我簡單分四種:營利、非營利、政府、非政府。

但由於政府不在討論範圍內,於是先不管。

來看營利和非營利,一般第一個反應是,營利組織(如一般企業)的目的就是賺錢啊,所以我的組織就是想賺錢而已!   Wrong!

營利和非營利只是一種屬性,任何組織都有自己想完成的事情,長遠的叫Vision(願景),某個階段內的叫Mission(使命)。

以下兩個例子:

可口可樂
讓全球人們的身體、思想及精神更加怡神暢快。
讓我們的品牌與行動不斷激發人們保持樂觀向上。
讓我們所觸及的一切更具價值。


Google
Google 的使命在於匯整全球資訊,供大眾使用,使人人受惠。


所以即使是營利組織,也有各自想達成的願景,不只有「賺錢」這麼單純。
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回到今天要談論的組織,社團法人國際經濟商管學生會(AIESEC)。
而這個非營利組織的Vision是:「世界和平及發展人類潛能」。

於是我們要開始回想,我們的組織透過那些方式來達成這兩件事?
釐清這個問題後,到了下個階段,現在身為領導職位的你,無論你是帶3~5個人的Team Leader,還是帶整個部門的10~25人Vice President,或帶領整個分會100人的President,「你本身想透過這個職位做什麼」?

因為每個人加入組織的動機不同,所以帶領出來的風格,也會有差異。(但還是會跟著組織願景走)ex:有人對領導有興趣/有人對文化交流有興趣/有人對辦活動有興趣/有人只是來交朋友。

無論你想做的是什麼,你在當初寫政見的時候一定有想過,邏輯不通的,應該也被面試官退過不少次。不斷的問自己,和內心深處的自我對話,想清楚你到底為何想留這個非營利組織付出,切記不要草率的說出一些冠冕堂皇的話來說服自己,因為這是你未來迷惘的時候,支持你的動力。 俗話說,莫忘初衷就是這個意思啊~~)

而我個人認為,好的領導著重在第三個階段,「你的成員想要什麼?」 (待續)
(由於版面問題,我會拆成數篇撰寫)